Como criar uma planilha para controlar gastos e receitas de sua empresa

Se você tem um pequeno negócio e precisa controlar melhor os valores que entram e saem de sua empresa, uma planilha de controle de gastos pode ser tudo o que precisa.

Vamos te ajudar com um passo a passo para criar no Excel, do zero, uma planilha que irá te ajudar a ter esse melhor controle dos gastos e receitas da sua empresa.

Criando sua Planilha

Nossa sugestão de planilha de controle de gastos irá trabalhar com duas guias dentro do Excel. Podemos começar criando-as.

Abrindo o seu Excel, na parte inferior da tela, o programa já virá com uma guia criada. Vamos dar dois cliques em cima do nome dela e renomear para Lançamentos. Em seguida, devemos clicar no botão de “+” ao lado dela para criar a segunda, e renomear a mesma para Saldo.

Pronto! Uma vez configurado as guias, vamos criar a tabela de lançamentos. Nela, você irá colocar os títulos das 5 colunas que sua tabela irá conter. Data, Mês, Descrição, Entrada e Saída. Nessa ordem. Fique à vontade para formatar da maneira que achar melhor (Com as cores que mais te agradarem). E após esse passo, selecione as colunas D e E por completo e mudem a formatação delas para “Moeda”.

Feito isso, temos que entender que nessa tabela você irá lançar as entradas (Ganhos) e saídas (gastos) do seu negócio. Em cada linha você insere uma.

Nas duas primeiras colunas você insere a data e o mês em que foi realizado o lançamento. Por exemplo: Minha empresa vende camisetas, e no dia 25/02/2021 eu vendi uma camiseta amarela. Depois no dia 27/02/2021 eu vendi uma camiseta vermelha e uma outra azul estampada. Mas também no dia 27 eu tive que realizar o pagamento mensal ao meu fornecedor de camisetas e no dia 28 eu acertei a conta de luz da minha loja.

Só nesse exemplo foram cinco lançamentos diferentes. Três de entradas e dois de saídas. Então você irá inserir as cinco linhas na tabela, com suas respectivas descrições e o valor correspondente na coluna certa (Os gastos na coluna Saída e os ganhos na coluna Entrada).

E assim, você segue inserindo, linha, após linha todos os lançamentos da sua empresa conforme eles vão ocorrendo.

Mas aí você me pergunta: “Legal, mas eu não consigo organizar esses números e tirar um total?”.

Consegue! E é o que iremos configurar agora. Na segunda guia, a que chamamos de Saldo, você irá criar uma tabela com algumas fórmulas que irão calcular automaticamente o seu saldo do mês.

Então na guia Saldo, você irá criar uma tabela de 4 colunas. Mês, Entradas, Saídas e Saldo. Depois de nomear todas e formatar a aparência ao seu agrado, precisamos colocar na primeira coluna o nome dos 12 meses, um abaixo do outro, e no final inserir uma linha de total. Não vamos esquecer do mudar a formatação para “Moeda” nas colunas Entradas, Saídas e Saldo, como na tabela anterior.

Após a criação dessa tabela, iremos inserir as fórmulas na coluna Entradas. A fórmula que iremos usar é a fórmula SOMASE, que irá somar todos os valores na coluna de entradas da outra tabela, SE elas forem do seu respectivo mês.

Para facilitar, basta copiar a formula a seguir na guia B2 da sua planilha Saldo. Formula: =SOMASE(Lançamentos!B:B;Saldo!A2;Lançamentos!D:D)

Após colar a fórmula lá, ela já deve te retornar os valores de entrada do mês de Janeiro (Caso você tenha lançado alguma na outra planilha). Depois disso é só você clicar e segurar no quadradinho que aparece no canto da celular e arrastar para baixo, fazendo assim com que a fórmula comece a funcionar para todos os meses.

Iremos repetir esse processo na coluna de Saídas. Só que colando na célula C2 a fórmula nova a seguir: =SOMASE(Lançamentos!B:B;Saldo!A2;Lançamentos!E:E)

Uma vez terminado, sua tabela deve ficar parecida com isso:

Agora vamos para a última parte da tabela. Na coluna Saldo, você irá fazer uma fórmula simples subtraindo as Saídas das Entradas. Basta jogar a fórmula a seguir na célula D2: =B2-C2

Depois disso, você puxa a fórmula para baixo como fez nas outras duas colunas e pronto! Ai você já consegue ver seu saldo em cada mês do ano.

Por último, vamos calcular a linha Total no final da tabela. Nela, basta você colar a formula a seguir na celular B14: =SOMA(B2:B13)

Só que em seguida, ao invés de você arrastar a fórmula para baixo como nas anteriores, você irá arrastar para o lado.

Sua planilha, no final, deverá ficar dessa forma abaixo, com você conseguindo ver seu Saldo do Ano na célula D14:

Vale a consideração que você deve lançar todos os tipos de despesas e receitas do seu negócio, desde pagamentos de funcionários, fornecedores, o seu próprio salário, matéria prima, contas, vendas e etc.

*Obs.: Todos os valores apresentados nos exemplos das Planilhas são fictícios e hipotéticos.

Gostou da nossa sugestão? Esperamos que esse modelo de planilha te ajude a controlar melhor as entradas e saídas da sua empresa!